Forretningsorden for bestyrelsen ved Kalundborg Friskole

Revideret og endeligt vedtaget på bestyrelsesmødet 22. oktober 2008.
 
 
§ 1
Indkaldelse af generalforsamling
Formanden træffer aftaler og kan uddelegere opgaver, men er ansvarlig for opgavernes udførelse.
 
a) Sko lekredsen skal gøres opmærksom på, at forslag, som ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være formanden i hænde senest d) 1. februar. Dette annonceres via skoleintra)
Særskilt meddelelse skal tilgå til den del af skolekredsen som ikke er forældre.

 
b)
På bestyrelsesmøde i februar eller marts skal bestyrelsen forberede generalfor­samlingen, idet følgende punkter behandles:

 
  1. Forslag til dirigent. Hvem træffer aftale og forbereder dirigentemnet?
  2. Bestyrelsen drøfter valg- og afstemningsprocedure. Beslutninger forelæg­ges dirigentemnet.
  3. Evt. forslag til nye bestyrelsesmedlemmer.
  4. Generalforsamlingstraktement og andre praktiske aftaler.
  5. Godkendelse af dagsorden, aftaler om udsendelse mv. i henhold til ved­tægt. 
§ 2
Afholdelse af generalforsamling
Formanden træffer aftaler og kan uddelegere opgaver, men er ansvarlig for opgavernes udførelse.
 
a)
Formanden udarbejder beretning og orienterer bestyrelsen og skolelederen om indholdet.
b)
Kassereren forbereder regnskabsgennemgang i samarbejde med resten af øko­nomiudvalget.
c)
Skolelederen sørger for, at der foreligger stemmesedler, vedtægter, overheadpro­jektor m.v. til generalforsamlingen. Særlige ønsker aftales senest dagen før.
d)
Dirigenten leder generalforsamlingen og fastsætter bl.a) afstemningsprocedure.
e)
Fortolkning af vedtægternes § 4 om medlemskab og stemmeret på generalforsam­lingen: Skolen accepterer uden bestyrelsens godkendelse, at to voksne med til­knytning til et barn på skolen, er medlemmer af skolekredsen (ikke forældrekredsen, idet kun indehavere af forældremyndighed, samt folk der har børn i et offentligt anerkendt plejeforhold kan være medlem af forældrekredsen) med stemmeret – uden at skolen i øvrigt har viden om samlivsforhold, forældremyndighed mm.
Hvis flere end to personer hævder stemmeret må bestyrelsen – og på generalfor­samlingen dirigenten – afgøre, hvem der er skolekredsmedlemmer efter følgende prioritering af fortrin:
Derudover vil stedforældre i lighed med alle andre kunne søge optagelse i skolekredsen forud for generalforsamlingen.
 
For eksempel: Mor med fælles forældremyndighed og hendes mand/samlever kommer til generalforsamlingen sammen med barnets far, der har fælles forældremyndighed) Her har barnets mor og far stemmeret, fordi de har fælles forældremyndighed) Hvis moderen og hendes nye mand kommer alene, har de begge stemmeret. Stedfaderen dog kun i skolekredsen.
f)
For at være stemmeberettiget på generalforsamlingen skal skolekredsmedlemmer have søgt om optagelse så betids, at de kan være godkendt senest 14 dage før generalforsamlingens afholdelse.
 
§ 3
Intern revisionsbestemmelse
a)
Før revisor fremsender det endelige reviderede regnskab til bestyrelsen, deltager han i et møde med bestyrelsen. På mødet skal skolens økonomi analyseres over­ordnet. Bestyrelsen godkender regnskabet og det aftales hvem der orienterer generalforsamlingen vegne af bestyrelsen.
b)
Det reviderede regnskab ligger til gennemsyn på skolens kontor senest en uge før generalforsamlingen.
 
 
§ 4
Konstituerende bestyrelsesmøde
Den hidtidige formand træffer aftaler og kan uddelegere opgaver, men er ansvarlig for op­gavernes udførelse.
 
a)
Dato for konstituerende bestyrelsesmøde fremgår af liste over bestyrelsesmøder, som er besluttet året før. Indkaldelse og mødeafvikling foregår efter sædvanlig plan. Såfremt formanden ikke er genvalgt til bestyrelsen, forlader denne mødet, så snart ny formand er valgt. I perioden mellem generalforsamling og konstituerende møde fungerer den hidtidige bestyrelse som „forretningsministerium”.
b)
De nyvalgte bestyrelsesmedlemmer får umiddelbart efter generalforsamlingen ud­leveret vedtægt, budget, seneste årsregnskab, forretningsorden, lokalaftale og i øvrigt, hvad formanden skønner nødvendigt for udførelsen af tillidshvervet.
c)
Hvis et medlem ønsker det, sker konstitueringen skriftligt. Først opstilling – der­næst valg. Rækkefølgen for valg er følgende: Formand, næstformand, kasserer, sekretær og udvalgsposter.
d)
Udarbejdelse af mødeplan for bestyrelsen frem til og med næste konstituerende bestyrelsesmøde. Der skal afholdes mindst 10 møder mellem de ordinære gene­ralforsamlinger.
e)
Gennemgang af kommissorium for eventuelt nedsatte udvalg med henblik på evt. justering af de gældende bestemmelser. Bestyrelsen kan nedsætte såvel stående udvalg som ad-hoc udvalg. I udvalg nedsat af bestyrelsen, skal der altid deltage mindst et bestyrelsesmedlem.
f)
Stående udvalg er Økonomiudvalget og Ansættelsesudvalget.
g)
Som eksempel på ad-hoc udvalg kan nævnes: målsætningsudvalg, pædagogisk udvalg, aktivitetsudvalg, bygningsudvalg, udsmykningsudvalg og legepladsudvalg oa) Ad-hoc udvalg kan naturligt opstå i forlængelse af diskussioner på generalfor­samlingen.

 
§ 5
Årets bestyrelsesmøder
Formanden træffer aftaler og kan uddelegere opgaver, men er ansvarlig for opgavernes udførelse.
 
a)
Dagsorden udarbejdes af formanden efter drøftelse med skolelederen. Den ud­sendes til bestyrelsesmedlemmerne senest 4 hverdage før mødet. Dagsordenfor­slag skal være formanden i hænde senest 1 uge før mødet.
b)
Næstformanden fungerer som formand, når formanden er bortrejst eller sygemeldt i mere end en uge. Som konstitueret formand har næstformanden alle formandens beføjelser og pligter.
c)
Formanden leder bestyrelsesmøderne, men det kan aftales, at et andet bestyrel­sesmedlem fungerer som ordstyrer. Hvert møde begynder med godkendelse af renskrevet protokol fra forrige møde. Sekretæren fører protokol. Enhver mødedel­tager har ret til kort at få protokolleret sin afvigende mening. Efter hvert bestyrel­sesmøde renskriver sekretæren protokollen og udsender kopi heraf til bestyrel­sesmedlemmerne.
 
Skolelederen, formanden eller et andet medlem udpeget af bestyrelsen, kommunikerer bestyrelsens beslutninger til forældrekredsen. Dette foregår pt. igennem skoleintra.
d)
Følgende faste punkter indgår i bestyrelsesmødernes dagsorden ved hvert møde:
  1. Godkendelse af protokol og referat fra sidste møde.
  2. Skolelederen orienterer (aktuelt elevtal, pædagogiske problemer).
  3. Kassereren orienterer om skolens økonomi en gang i kvartalet.
  4. Næste mødedato.
  5. Evt.
e)
Følgende faste punkter indgår i bestyrelsesmødernes dagsorden i løbet af et år:
  1. Konstituering (april/maj)
  2. Nedsættelse af udvalg (april/maj)
  3. Godkendelse af forhandlet lokalaftale (april/maj)
  4. Udarbejdelse af aktivitetsplan for bestyrelsen (april/maj)
  5. Budgetkontrol og budgetrevision ved væsentligt ændrede forudsætninger (mindst kvartalsvis)
  6. Særbevillinger (oftest i perioden juni - august)
  7. Opsigelse af personale (visse år)
  8. Budgetforberedelse (september/oktober)
  9. Budgetvedtagelse (november - januar)
  10. Godkendelse af timeforbrug (februar/marts)
  11. Planlægning af generalforsamling (februar/marts)
  12. Elevindskrivning, dispensation (hele året)
  13. Godkendelse af flerårigt budget (januar/februar)
§ 6  
Indskrivningsprocedure
Skolelederen udfører arbejdet og er ansvarlig for overholdelse af procedurer. Bestyrelsen skal påse, at procedurerne virker efter hensigten.
 
a)
Skolelederen foretager en pædagogisk vurdering af hvilke klasser, der skal optages elever i og kan derefter indskrive elever efter følgende prioriterede retningslinier, som kun kan fraviges af bestyrelsen:
  1. Elever der har søskende på skolen.
  2. Lærerbørn.
  3. Nogenlunde ligelig fordeling mellem drenge og piger.
  4. Efter den rækkefølge der er søgt optagelse for eleverne. (”Ventelisten”).
  5. Der foregår indskrivning og optagelse hele året, men der foretages samlet ind­skrivning af elever til kommende børnehaveklasse primo oktober året før skolestarten i august.
b)
Bestyrelsen vedtager efter indstilling fra skolelederen en gebyrpolitik for venteliste og indskrivning.
 
§ 7  
Procedure ved ansættelser af fastansat personale
Formanden og skolelederen er ansvarlige for opgavernes udførelse i henhold til vedtæg­ternes § 14 stk.3. samt omstående noter.
 
a)
Ved ansættelser udformer lederen efter aftale med formanden en annonce, som bringes i Friskolebladet, Kalundborg Folkeblad og eventuelt andre medier.
b)
Ansættelsesudvalg består af skoleleder, min. 2 medarbejderrepræsentanter samt et bestyrelsesmedlem. Ansættelsesudvalget nedsættes fra gang til gang.
 
Ansættelsesudvalget udpeger i fællesskab et antal ansøgere til samtaler. Udvalget gennemfører ansættelsessamtaler og indstiller gennem lederen til bestyrelsen i henhold til vedtægternes § 14, stk. 7.
c)
Bestyrelsen beslutter ansættelser på baggrund af udvalgets indstilling.
 
d)
Kan der ikke opnås flertal for den/de af udvalget indstillede, har lederen ret til at få indkaldt yderligere ansøgere til samtale. Ved fortsat uenighed træffer bestyrelsen beslutning om ansættelse. Relevante emner kan indkaldes til samtale med skoleleder, den samlede bestyrelse og repræsentanter for læ­rerne.
 
e)
Skolelederen bemyndiges til, i samråd med formanden, at forestå indledende samtaler, kontakte mulige ansøgere og andre tiltag der kan begrundes i tidspres, generel lærermangel o.a) jf. § 16 stk. 2
 
f)
Ved lederansættelse indkaldes mindst 2 emner til samtale (hvis det er muligt) med hele bestyrelsen og to repræsentanter for lærergruppen samt en repræsentant fra det tekniske og administrative personale.

 
§ 8  
Afstemningsprocedurer i bestyrelsen
Formanden eller dennes stedfortræder er ansvarlig for korrekt gennemførelse af afstem­ninger i henhold til vedtægternes § 12 stk. 4. og stk.5. samt omstående noter.
 
Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. Bestyrelsen er beslutnings­dygtig, hvis 3 ud af 5 medlemmer deltager i mødet. Alle sager kan afgøres ved almindeligt flertal. Hvis ét bestyrelsesmedlem ønsker det, skal der ske skriftlig af­stemning.

 
§ 9
Tavshedspligt
Formanden er ansvarlig for overholdelse af vedtægternes § 13 stk.1, som er uddybet i omstående noter.
 
Tavshedspligten vedr. fortrolige oplysninger erfaret under bestyrelsesarbejdet kan i givet fald efterprøves efter den borgerlige straffelov. Følgende forhold skal især iagttages:
  1. Tavshedspligt vedr. opnået indsigt i politiets efterforskning og forfølgning af lovovertrædelser m.v.
  2. Tavshedspligt vedr. skolens økonomiske interesser, f.eks. indhentede pristil­bud, licitation m.v.
  3. Tavshedspligt vedr. enkeltpersoners, private selskabers eller foreningers inte­resse i at beskytte oplysninger om deres personlige forhold eller interne økonomiske forhold)
  4. Tavshedspligt vedr. ansattes tjenesteforhold eller oplysninger opnået i rela­tion hertil. 
§ 10
Inhabilitet
Formanden er ansvarlig for overholdelse af vedtægternes § 13 stk.1. og stk.2..
a)
Inhabilitet foreligger altid i følgende tilfælde:
  1. Såfremt man har personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller re­præsenterer nogen, der har en sådan interesse, undtaget dog den årlige fastsættelse af skolepenge.
  2. Såfremt nærtstående familiemedlemmer har personlig eller økonomisk inte­resse i sagens udfald)
  3. Såfremt man deltager i firmaledelse, foreningsledelse eller på vegne af an­den juridisk person, der har særlig interesse i sagens udfald)
  4. Såfremt der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om ens upartiskhed)
§ 11
Udtræden af bestyrelsen i utide
Formanden er ansvarlig for korrekt behandling i henhold til nærværende forretningsorden.
 
a)
Såfremt et bestyrelsesmedlem ønsker at udtræde af bestyrelsen i utide, skal på­gældende fremsende ansøgning til bestyrelsen. Hvis ansøgningen imødekommes, indtræder 1.-suppleanten i stedet. Denne vil efter tur være på valg, som det med­lem, der er blevet erstattet. Suppleanter er i øvrigt på valg hvert år. Hvis et besty­relsesmedlem ønsker orlov fra bestyrelsesarbejdet, kan dette bevilges for max. 9 mdr. Suppleanten vil i sådanne tilfælde indtræde midlertidigt i bestyrelsen; dog kun frem til generalforsamlingen, medmindre der sker genvalg.
b)
Da vedtægterne kræver forældreflertal i bestyrelsen, kan det i særlige tilfælde være 2. eller 3. suppleanten, der skal indtræde i bestyrelsen.
c)
Ansættes et bestyrelsesmedlem eller en suppleant på skolen, kan de ikke beholde disse tillidshverv.
d)
Ansattes ægtefæller kan vælges til bestyrelsen, men vil være at betragte som in­habile i alle sager vedr. de ansatte samt alle øvrige sager, hvor blot et bestyrel­sesmedlem anser vedkommende for inhabil.

 
§ 12
Kompetenceplan og samarbejdsaftale med skoleleder
Bestyrelsen må henholde sig til lederens ansættelsesbrev med bilag. Tillægget kan gen­forhandles, men ikke ændres ensidigt.
§ 13
Skolelederens og lærerrepræsentantens deltagelse i besty­relsesmøder
Jf. Vedtægternes § 11 stk.4.
 
a)
Lærerrepræsentanten, der deltager i bestyrelsesmøder, udpeges af den samlede personalegruppe. Denne repræsentant kan ikke deltage i behandlingen af proble­mer vedr. den enkelte ansatte.
b)
Skolelederen/ lærerrepræsentanten kan hver for sig og sammen erklæres for in­habile af et flertal i bestyrelsen.
c)
Skolens souschef kan indbydes til at deltage i bestyrelsesmøder efter samme ret­ningslinier som lærerrepræsentanten.
§ 14  
Samarbejde med de ansatte
a)
Bestyrelsen indkalder årligt til mindst et fællesmøde mellem bestyrelse og de ansatte.
b)
De ansatte kan gennem lærerrepræsentanten udtale sig om alt på bestyrelsesmø­der. Lærerrepræsentanten har pligt til at orientere de ansatte om beslutninger truffet på bestyrelsesmøderne, men kan dog af bestyrelsen pålægges tavsheds­pligt i konkrete sager. Tavshedspligten gælder også i forhold til kolleger.

 
§ 15
Samarbejde med forældrene
a)
Bestyrelsesmedlemmer, som af forældre kontaktes med henblik på løsning af pæ­dagogiske problemstillinger fra skolehverdagen, skal altid henvise foræl­drene til i første omgang at kontakte læreren direkte med henblik på en løsning af problemet og dernæst skolelederen. Se i øvrigt bilaget ”Hvis der opstår problemer” på skolens hjemmeside under ”Bestyrelsen”.
b)
Lederen har pligt til at orientere bestyrelsen om pædagogiske problemer.
c)
Midlertidig bortvisning af elever kan foretages af skolelederen i samarbejde med lærerne. En midlertidig bortvisning kan maksimalt vare fire uger. Permanent bort­visning indstilles af skolelederen til bestyrelsen. Forældre der ikke er enige i en bortvisning har ret til at forelægge deres syn på sagen for bestyrelsen, inden afgørelse træffes.

 
§ 16
Skolelederens og formandens stående bemyndigelser
a)
Skoleleder og bestyrelsesformand er tillagt følgende standardbemyndigelser:
  1. Bemyndigelse til fremsendelse af breve m.v. på skolens vegne.
  2. Bemyndigelse til at træffe hastebeslutninger, idet sagen efterfølgende skal fo­relægges bestyrelsen.
  3. Formanden skal underskrive ansættelsesbreve vedr. alle fastansatte. Skolele­deren kan underskrive ansættelsesbreve for alle med tidsbegrænset ansættelse. – I begge tilfælde er det forudsat, at vedtægten er fulgt ved an­sættelse, og at denne er sket inden for det godkendte budget eller med re­fusion fra Vikarkassen.
 
§ 17
Bestyrelsesmedlemmernes udgifter i forbindelse med be­styrelsesarbejdet
a)
Bestyrelsesmedlemmer kan ikke modtage honorar af skolens midler. Der kan ydes konkret godtgørelse for telefonudgifter og kørselsgodtgørelse efter statens takster. Godtgørelserne opgives til skattevæsenet.
b)
Efter beslutning i bestyrelsen eller i henhold til budget kan skolen betale for ud­dannelseskurser, instruktionsmøder m.v. for bestyrelsesmedlemmer. Nødvendige udlæg attesteres af regnskabsfører og refunderes.

 
§ 18
Budgetlægning
a)
I oktober eller november afholdes et budgetforberedende møde, der afholdes som åbent bestyrelsesmøde. På grundlag heraf udarbejder økonomiudvalget et specificeret budget inden 1. december. Budgetgodkendelse sker på et bestyrel­sesmøde inden regnskabsårets udgang. Mindst hvert andet år udarbejdes flerårigt budget.
 
§ 19 
Skolens ordensregler
Efter indstilling fra leder og lærere skal ordensregler godkendes af bestyrelsen.
 
§ 20
Fripladstilskud
Fordelingen sker i henhold til Friskolelov og tilskudsbekendtgørelse samt bestemmelser fra Fripladsudvalget.
 
Senest på bestyrelsesmøde i januar aftales principper for fordeling af fripladsmid­ler. Skolens leder fo­retager herefter fordelingen, eventuelt i samråd med bestyrelsesformanden. Begge har tavshedspligt.
§ 21
Udarbejdelse af undervisningsplan
a)
Der aftales før generalforsamlingen en konkret procedure for hver ændring af undervisningsplanen. Ændringer besluttes i bestyrelsen, efter indstilling fra skolelederen. Lærerne skal have lejlighed til at udtale sig.
b)
Enhver betydningsfuld ændring skal drøftes i forældrekredsen, før der træffes en beslutning i bestyrelsen.

 
§ 22
Forældrekredsens tilsynsforpligtelse
Jf. Vedtægternes § 4 stk. 2, § 6 og § 14 stk.2..
 
a)
Der fastsættes en konkret procedure for udøvelsen af forældrekredsens tilsyns­forpligtelse. Denne – og eventuelt efterfølgende ændringer - skal fremlægges på en generalforsamling til høring.

 
§ 23 
 Ændring og tilføjelse til denne forretningsorden
Denne forretningsorden er godkendt af bestyrelsen som tillæg til skolens vedtægter, jf. vedtægternes § 12 stk.1.
Enhver ændring eller tilføjelse skal behandles og godkendes på 2 efter hinanden følgende ordinære bestyrelsesmøder.
Forretningsordenen kan ikke stride mod gældende lovgivning mv. samt gældende ved­tægter, da den juridisk er en udvidelse af vedtægternes bestemmelser. Ved vedtægtsæn­dring skal forretningsordenen om nødvendigt justeres. Justering foretages senest ved mi­nisteriets godkendelse af de nye vedtægter.